Время — деньги, и это такая банальная и проверенная истина, что с нее не стоит начинать статью в блог. Наше время ценнее всех денег и власти, которые мы приобретаем в обмен на собственную жизнь (которая единственна и неповторима в своем роде, и это тоже банальная истина). Но, тем не менее, как часто мы задумываемся над этим и как часто мы бережем свое время? Насколько эффективно мы работаем и живем? Можно сказать, что мы успеваем все и вовремя, или скорее передвигаемся от одного аврала к другому?
80% результатов мы получаем от 20% приложенных усилий. Это объясняется тем, что только 20% усилий направлены на самые необходимые задачи, на то, что действительно нам нужно. Остальное время уходит на разрешение кризисов, неотложных дел, дедлайнов. На телефонные звонки, общение с неприятными людьми, бесцельное путешествие по интернету. На социальные сети, этот «бессмысленный и беспощадный» пожиратель нашего времени.
В результате человек чувствует опустошение: он весь день занят, буквально валится с ног к вечеру, но дела почему-то не заканчиваются. Что-то приходится отложить на завтра, над чем-то поработать ночью. Редкие выходные без дел и задач воспринимаются как нечто сверхъестественное, и случаются нечасто. Узнаете себя?
Эволюция тайм-менеджмента
Разобраться с делами поможет тайм-менеджмент. Слово не новое и уже успело набить оскомину, да и не всем помогает. Как люди пытаются им руководствоваться?
Кто-то придерживается традиционного подхода: составляет список дел, последовательно вычеркивая завершенные и добавляя новые. Кому-то удобнее записывать дела в блокноте встреч и календаре: так они приурочивают свои задачи к определенным дням и событиям в будущем, что позволяет увидеть свой режим в перспективе. Наиболее дисциплинированные и занятые люди, как правило, предпочитают все планировать. Они определяют степень приоритетности своих дел, разделяют задачи на краткосрочные и долгосрочные и расписывают свое время по часам. К сожалению, этот метод задает слишком высокую планку, которой очень сложно соответствовать. Люди концентрируются на том, чтобы в течение дня достичь как можно большего и упускают из виду важные, но не срочные дела: установление личных отношений, общение с друзьями, забота о собственном здоровье и потребностях. Последователи идеи ежедневного планирования чувствуют себя загнанными в рамки, соблюдение которых чревато патологической усталостью, а несоблюдение — неудачами на работе.
Матрица Эйзенхауэра
Парадокс нашей жизни заключается в том, что зачастую человек занимается срочными, но неважными делами вместо важных, но не срочных. То, что имеет первостепенное значение, как правило, не является срочным или приурочено к какой-либо дате, не очень скорой. Поэтому его откладывают до последнего, предпочитая заниматься ежедневными делами, а когда приближается дедлайн, работают исключительно над этой задачей. Неизбежно страдает качество выполнения, а другое важное, но не срочное дело откладывается на потом. Замкнутый круг. Матрица Эйзенхаура предлагает однозначно разделить все дела на четыре категории:
I. Важные и срочные. Это все то, что необходимо завершить как можно скорее: «горящий проект», запланированная встреча с клиентами и партнерами, личные дела вроде визита к стоматологу и посещения школьного праздника, на котором выступает ваш ребенок.
II. Важные и несрочные. Такого рода дела мы, как правило, отправляем в долгий ящик, ведь они не кричат о своей срочности. Это решение задач, которые ценны в долгосрочной перспективе и помогут избежать проблем в будущем. Например, подготовка необходимой документации для проекта, внесение данных в электронную базу, планирование рабочего дня. Забота о собственном здоровье и внешности (бег по утрам, посещение фитнес-зала, визит в парикмахерскую) тоже относится к категории важных и несрочных.
III. Срочные, но не важные. Зачастую задачи из этой категории мы принимаем за первую категорию — срочные и важные. Нужно уметь различать их и понимать: дела из третьей категории отнимают большую часть нашего времени, но не дают ничего взамен. Это телефонные звонки, общение в скайпе/по эл. почте, незапланированные встречи. Чем больше времени уделяется таким «оборотням», тем меньше остается на выполнение задач из второй и первой категории.
IV. Несрочные и неважные. Делами из четвертой категории мы занимаемся либо по привычке, либо из минутного порыва: они по сути не нужны, но выполнять их легко и приятно. Это зависание в социальных сетях, телевизор по вечерам, обсуждение нерабочих вопросов в рабочее время.
Чтобы работать максимально продуктивно, львиную долю нашего времени нужно уделять делам из второй категории. Они помогают избежать кризисов (первая категория) и скатиться на то, что неважно (третья и четвертая категория). Делами из двух последних категорий желательно не заниматься вообще: срочные, но не важные дела можно передать коллеге или продумать способ, как свести их на нет. Вопреки распространенному мнению, незаменимых людей нет, и вы спокойно можете поделиться своими задачами с подчиненными, семьей, друзьями и т.д. Они от этого не пострадают, а у вас будет возможность посвятить себя тому, что действительно важно. Что касается последней категории, мы часто оправдываем ее тем, что устали и нам нужен отдых. Но не обманывайтесь: они не сделают вас свежим и отдохнувшим, а только отнимут еще больше сил и энергии. Вместо них желательно позаботиться о действительно интересном и полезном отдыхе (пешие прогулки, творческое хобби, встречи с близкими друзьями).
Полезный совет
Многим занятым людям приходится чуть ли не по полдня отвечать на электронные письма. Для проверки почты рекомендуется отвести пару часов утром и вечером, а не отвлекаться на нее в течение всего дня. Также лучше отвечать на письма незамедлительно после прочтения, и удалять старую переписку.
Впервые эта матрица была составлена выдающимся американским военным, а впоследствии президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Системный подход к этой таблице, а также планированию своего времени и вырабатыванию полезных привычек разработал Стивен Р. Кови, ведущий мировой специалист по вопросам теории руководства, личной эффективности, укрепления семейных и межличностных отношений.
Давать общие рекомендации всегда сложно. Обычно наилучшие решения — те, что каждый человек разрабатывает для себя индивидуально, на основе нескольких подходов и теорий. Тем не менее, матрица Эйзенхауэра — один из интересных и простых в исполнении способов, с которым, на мой взгляд, в обязательном порядке стоит ознакомиться.
Светлана Мурадян
О книге Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»
