В последнее время значительно в мире вырос уровень выставочной культуры. Экспоненты все чаще, прежде чем принять решение об участии в той или иной выставке, запрашивают у организаторов дополнительные сведения: сколько раз проводилась выставка, какой была площадь прошлой экспозиции, кто участвовал, насколько обширной была рекламная кампания, оказывалась ли выставке государственная поддержка и т.д.
Самое пристальное внимание при анализe экспозиции уделяется каталогу. И это не случайно, ведь он, по сути, является «слепком» выставки, реальным свидетельством ее существования.
Каким должен быть каталог выставки?
Конкретного руководства нет. «Правила» Союза международных выставок (UFI) утверждают: «Организатор должен обеспечить участников всеми видами услуг, которые могут им потребоваться, в том числе информационными услугами для экспонентов и иностранных посетителей. Заявочная документация, рекламные материалы и каталог должны быть опубликованы не только на языке страны, но и на иностранном языке (французский, английский, немецкий)». («Internal Rules of UFI», Пункт 3.3.2.4).
Таким образом, каталог - это полноценный выставочный инструмент, главной задачей которого является информационное обслуживание экспонентов и посетителей.
Для выявления параметров, обязательных для выставочного каталога, и повышения их качества в мае 1999 г., в рамках выставки "Выставочный сервис", редакция газеты «Удача-Бизнес» инициировала проведение конкурса каталогов. Конкурс показал, что нередко каталог выставки становится средством самовыражения организатора, не выполняя никаких информационных задач. В результате конкурса стало возможным выделить ряд обязательных требований к выставочному каталогу.
Один из главных выводов заключается в том, что каталог - это не просто справочное издание, а прежде всего важный документ, отражающий реальное состояние рынка. Многие предприятия предпочитают работать именно с выставочными каталогами, так как обычно в выставках участвуют компании, которые, во-первых, находятся «на плаву», а во-вторых, хотят расширять сферы своего бизнеса и готовы к сотрудничеству. При аналогичном поиске партнеров в «Желтых страницах» или отраслевых справочниках масса времени тратится впустую. Не секрет, что большая часть информации в подобных изданиях устаревает, даже не успев быть напечатанной.
Поэтому необходимо очень тщательно подходить к формированию содержательной части каталога выставки. Информация - это именно то, что экспоненты и посетители ждут от каталога.
Подходы организаторов к составлению каталога
1) В каталог включаются абсолютно все участники выставки без дополнительной платы. Немногие выставочные фирмы придерживаются этого мнения, но наша компания работает именно таким способом.
2) Наиболее распространенный подход — участник платит обязательный регистрационный взнос, который предполагает ряд услуг, в том числе и размещение информации в каталоге.
3) Информация в каталог заносится за дополнительную плату. Специалисты выставочного бизнеса считают этот подход неверным, так как в результате каталог не отражает целиком выставку. Да и назвать это издание каталогом выставки уже нельзя, это совершенно другой продукт.
Очень часто в каталоге выставки публикуется дополнительная информация, которая также важна для участников и посетителей, например размещение в каталоге схемы выставочных павильонов с указанием номеров стендов. Кроме того, в каталоге публикуется обращение организаторов и официальных лиц к участникам выставки, что также является вспомогательной информацией для анализа выставки и определения ее статуса.
Иногда в каталоге присутствуют аналитические статьи, которые предваряют каталог или какой-либо раздел. Наша компания практикует размещение в каталоге некоммерческой справочной информации. В частности, в 1998 г. в каталоге выставки «Агропромышленный комплекс России» мы опубликовали координаты всех научных учреждений Россельхозакадемии и ряд других эксклюзивных материалов. Размещение такой информации продлевает жизнь каталогу, повышает статус выставки и помогает участнику лучше ориентироваться на отраслевом рынке.
Структура каталога выставки
Каталог должен быть строго структурирован. Это не только облегчает поиск той или иной фирмы, но и дает представление о составе участников: какие товарные группы лидируют на данном рынке, какова география выставки, какие регионы наиболее активны и т.д. Таким образом, основу выставочного каталога составляют: алфавитный список участников, список с номерами стендов, список по географической принадлежности и тематический рубрикатор.
Достаточное количество каталогов для всех посетителей
Нередко приходится наблюдать ситуацию, когда выставка в разгаре, а у экспонентов и на информационной стойке отсутствует каталог выставки. Организаторы объясняют это тем, что каталоги «только что закончились». Такая ситуация свидетельствует о неподготовленности выставки и ее непрофессиональном уровне. Четких рекомендаций по поводу тиража нет. Количество каталогов зависит от количества участников и предполагаемых посетителей.
Но совершенно однозначно каталог должен присутствовать на выставке в течение всех дней ее работы и любой посетитель должен иметь возможность его приобрести.
Уровень полиграфии каталога
Еще один немаловажный пункт - уровень полиграфического исполнения каталога. Безусловно, развитие полиграфической индустрии значительно повлияло на повышение полиграфического качества каталогов. Это становится очевидным при сравнении каталогов, например, 1996 и 2000 годов. Тем не менее, до сих пор можно увидеть каталоги, напечатанные «подслеповатым» шрифтом чуть ли не на газетной бумаге. Хорошее издание приятно держать в руках, им чаще пользуются, а значит, его востребованность экспонентами и посетителями возрастает.
Как уже говорилось выше, нередко организаторы принимают каталог за средство своего самовыражения. К тому же многие считают себя большими специалистами в области дизайна. Вообще говоря, он не имеет большого значения, кроме, наверное, каталогов специализированных выставок по дизайну. В этом случае должна быть какая-то «изюминка», новаторский прорыв. Во всех остальных случаях дизайн должен соответствовать тематике выставки.
Официальный каталог выставки: выводы
- Каталог - неотъемлемая часть выставки. Если выставка имеет статус международной, ее каталог должен быть двуязычным.
- Каталог - полноценный выставочный инструмент, несущий информационную на грузку.
- Дизайн каталога должен соответствовать тематике выставки.
- Каталог должен присутствовать на выставке в достаточном количестве.
- Каталог должен отражать все то, что от него ждут экспоненты и посетители.
