«Отличная выставка! Нам всем она очень понравилась. Эта выставка дает нам видение рынка стекла минимум на полгода вперед. Здесь мы смогли встретиться со своими настоящими и будущими клиентами. В очень приятной атмосфере и с большой пользой провели время. Особенности формата выставки этого года позволили нам поработать особенно эффективно. Все было организовано на высоком уровне. Нам абсолютно спокойно, без суеты, удалось решить все поставленные перед нами задачи. Что касается нашего стенда, то он был постоянно заполнен людьми. Целевых посетителей у нас было даже больше, чем в прошлом году».
Отзыв Елены Носенко, заместителя директора SFERAGLASS об участии в выставке Примус: ХОРЕКА Украина 2010 светится положительными эмоциями — это означает лишь то, что усилия компании «сыграли в унисон» с организатором. Он же и обеспечил комфортные условия и предоставил услуги, на которые порой сами экспоненты возлагают слишком большие надежды, даже иногда винят в провале. Так ли очевидна прямая зависимость от устроителя в том понимании, что та может повлечь за собой равнодушие к выставке?
Правитель выставок
Организатор представляет собой собирательный образ из площадки экспоцентра, помощника в строительстве стендов и подборе персонала, связующего звена между компаниями и СМИ, и других не менее важных опций. В круговороте подготовки к открытию мероприятия вращаются разного рода специалисты - начиная от маркетологов и менеджеров по работе с экспонентами и заканчивая монтажниками и пресс-службой. До и после выставки они ведут активные полевые исследования, чтобы число посетителей возрастало, все выставочные места были распределены, а популярность впредь ассоциировалась с престижем, особенно на международной арене.
Вам как участнику придётся сталкиваться с устроителем во время всех этапов, вплоть до поствыставочного: с того момента, как Вы подали заявку, начинается ваше оживлённое взаимодействие. В самом начале – при заполнении необходимых документов - дайте подробную информацию о Вашем стенде (метраж, территория подсобных помещений, электроприборы), узнайте о требуемых разрешениях на ту или иную деятельность и ограничениях. В договоре укажите все дополнительные услуги, к которым относятся и проводимые Вами промо-акции, и посещение профильной конференции, и банкет. После регистрации Вам вышлют пригласительные на выставку и сопроводительные мероприятия, а также беджи. И не забудьте своевременно подать данные о компании в официальный каталог выставки и, если нужно, заказать рекламу.
Держите в уме мысль о том, что организаторы могут вносить корректировки. Уточняйте даты монтажа/демонтажа стенда, время работы выставки, программу, присутствие почётных гостей. Подпишитесь на рассылку новостей, регулярно узнавайте об изменениях на сайте и, например, перед заказом дизайна стенда позвоните или придите в офис устроителя. Бывали весьма редкие случаи того, что на арендуемой экспонентом площади неожиданно «возникал» столб, или не совпадал её изначальный размер. Хотя это, скорее всего, относится к сервисным фирмам.
Рекламные цели
Сотрудничать с организаторами ради ажиотажа вокруг своего стенда и компании в частности просто обязательно. Скажем, у Вас нет рекламы в официальном каталоге, тем не менее участнику рекомендуется приглашать посетителей и партнёров, планировать рабочий день на выставке, используя вариант предварительной договорённости о встрече, готовить пресс-релизы и давать афиши, постоянно анонсировать презентации на стенде. Для этого систематически сообщайте организатору о новинках и запланированных отделом маркетинга специальных событиях, чтобы о Вас уже хорошо знали до начала выставки, размышляя: «интересно посмотреть, как на самом деле работает технология, и было бы чудесно поучаствовать в сборке изделия, что и предлагает осуществить компания Z. в рамках выставочного стенда».
На заметку
Крупнейшие организаторы - профессионалы имеют за плечами большие события, которые привлекают сотни тысяч гостей, а стенды экспонентов располагаются на более чем 90 000 квадратных метров. За время существования они выросли в масштабах и получили всемирное признание, в связи с чем у них отлаженная система подготовки и проведения выставок. Их отличительной чертой можно назвать и насыщенные конференциями, воркшопами, «живыми презентацями» и другими мероприятиями (в зависимости от аудитории) экспозиции.
В основном такие «монстры выставочного дела», как Германия, Италия, Франция, показывают высокий уровень организации абсолютно разных экспозиций и предоставляют очень качественный сервис. У американцев чрезвычайно развита деловая программа: каждая выставка сопровождается семинаром для специалистов и красочными демонстрационными шоу, при этом участники подбираются по практическим соображениям – выдать максимум полезной информации по существу. Пожалуй, компании-представители этих стран – наиболее предсказуемые и последовательные в своих действиях.
Российский выставочный бизнес упорно пробивает броню препятствий. Хочется упомянуть международные группы - ITE Group Plc, Koelnmesse, Messe Frankfurt, Reed Exhibitions Companies, - которые проводят выставки в России и странах СНГ. Очевидно, что под их руководством многие мероприятия получили знак качества Всемирной ассоциации выставочной индустрии UFI, что, безусловно, подтверждает их высокий статус. Вместе с тем есть и в России организаторы, которые вывели отечественные экспозиции на уровень мирового признания.
Что же касается передовиков по темпам развития, обеспечивших сильнейший прорыв на рынках Азии, то изменения в их программах происходят не так уж редко. Всегда держите руку на пульсе и чаще обращайтесь к организаторам выставок в Китае и Индии, поскольку они пока не добились совершенства.
Валерия Селезнева
Другие полезные статьи и советы практиков Expomap.ru
