Грамотный подход к выбору мероприятия, оригинальный дизайн стенда, реклама участия и завлекательные акции в ходе экспозиции принесут фирме ощутимые дивиденды, но и увлекательный тур по фирме в миниатюре может быть испорчен в два счёта. Представьте себе, что, очутившись на выставке, под угол обзора попадает заметно выделяющийся среди остальных стенд, к тому же известной компании. Вы заранее планировали его посетить: узнать о новинках этого предприятия, степени востребованности производимой продукции, ценовой политике у представителя на выставке и выяснить, выгодно ли Вам партнёрство с ним. Вы подходите к стенду и обнаруживаете скучающего стендиста, или привлекательную девушку модельной внешности, которая не может толком рассказать даже о направлениях деятельности фирмы, или раздражительного, а то и вовсе не в меру разговорчивого менеджера. В итоге, Вы будете разочарованы, потратите нервы и время. Так и не успевший начаться продуктивный разговор завершится испорченным впечатлением, пусть и о компании с заслуженной репутацией на отраслевом рынке. Заинтересованный посетитель всегда обращает внимание на эффективное обслуживание, улыбку и готовность ответить на вопросы вплоть до узкоспециализированной тематики.
Персонал для работы на выставке относится к числу тех, с позволения сказать, маркетинговых инструментов, правильная организация которых приводит к достойному финалу. Подбор людей – это то, без чего не обойтись экспоненту, ведь если они некомпетентны, плохо подготовлены - считайте, можно сворачивать подготовку к участию в мероприятии. Следует подумать о выставочной команде загодя, непременно с позиции специфики таких событий. Работа на выставке разнится, скажем, с обыденностью офиса, проведением презентации для инвесторов, промо-акций в супермаркете. Она требует физической и моральной выносливости – несколько дней подряд по 8 часов в сутки с короткими перерывами стендисты привлекают потенциальных клиентов, уделяют внимание постоянным партнёрам, демонстрируют продукцию и беседуют о её характеристиках на техническом уровне. Действия всей команды подчинены общей цели – создать позитивный имидж компании и выполнить все поставленные руководством задачи. Одно дело корпеть над продвижением или сбытом в уютном кабинете, другое – находиться в месте массового скопления народа, пришедших как познакомиться с предложениями экспонентов, так и бесцельно побродить по выставке ради интереса; зеваки, шпионы и просто стоящие рядом стенды конкурентов отвлекают от основных гостей. Персонал попадает в непривычную обстановку, где концентрация шума, деловых контактов и ограниченность пространства в разы выше повседневной атмосферы на службе.
И кто поедет?
Состав делегации представителей экспонента формируется исходя из масштаба и значимости выставки, региона проведения (российская или зарубежная), спецификации продукции и услуг, заявленных к показу, дополнительных мероприятий, целей участия. Рассмотрим предполагаемых членов команды:
- руководство ( топ-менеджеры корпораций, исполнительные директора, руководители отделов, владельцы частных фирм). Желательно присутствие ответственных лиц на всех крупных и определяющих выставках, особенно зарубежных. Во-первых, они уполномочены обговаривать условия договора и решать коммерческие вопросы , во-вторых, устанавливать бизнес-контакты на высшем уровне. Для молодых и развивающихся компаний это как никогда актуально: в отдельной зоне, или на 2-ом этаже стенда, соорудить переговорную комнату. Как вариант, можно рассмотреть участие в программе конференций и семинаров как в качестве слушателя, так и докладчика.
- главные специалисты предприятия, технологи и разработчики. Промышленное оборудование, ноу-хау, инновационные технологии и концепты сложны в подробной презентации. Если выставка для Вас – площадка для продвижения нового на рынке продукта, получения максимального количества заказов на производство/поставки, тогда уместно пригласить на стенд профессионала с многолетним опытом, который даст квалифицированную консультацию и исчерпывающие сведения такому же специалисту. Ему достаточно завязывать обстоятельную беседу с посетителем по необходимости и не проводить всё время «у руля».
- маркетологи, старшие менеджеры по продажам. Возможно, самые стойкие и креативные сотрудники. Среди них немало психологов по натуре, что очень важно при работе на выставке - для отсеивания нецелевой аудитории и вежливом отпоре конкурентам. Однако их усилия могут понадобиться на другом поприще – в отсутствие на стенде ответственных лиц , уполномоченных руководством, они выполняют их обязанности. Такие специалисты отлично справятся с управлением работы стенда: в их поле зрения попадает координирование персонала и потока посетителей, они помогут сгладить острые углы бурной полемики и найти выход из конфликтной ситуации.
- стендисты. Подготовленные люди проводят на выставочном мероприятии большую часть трудового времени, которые обучены премудростям работы на выставке. Вы только проводите инструктаж и вводите в курс стендиста о миссии компании и экспонируемых товарах. В большинстве своём первоклассные специалисты владеют языком принимающей страны и одним из основных европейских, национальными особенностями делового этикета и культуры. Он имеет навыки эффективного общения с аудиторией выставки и следует намеченной стратегии.
- хостесс. Примет гостей стенда и проведёт экскурс по главным достопримечательностям компаний. Хостесс выполняют, скорее, функцию офис-менеджера, только на выставке, чем и отличаются от стендисток.
- переводчики. Профессионалы иностранного слова приглашаются с учётом определённых аспектов.
- студенты. Да, иногда после 2-3 дневного обучению к стенду становятся студенты, которых прикрывают с тыла главные специалисты компании. Это удобно, когда участие в выставках подразумевает, в основном, дань традиции и открытого доступа широкой публики.
- модели, или «красота спасёт мир». Согласитесь, приятно увидеть за стендом , но, к сожалению, не всегда Вам удастся добиться подробного описания привезённых на выставку новшеств. Раньше практика выбирать в качестве хостесс или стендистов девушек модельной внешности была повсеместной, теперь же их приглашают зачастую на автошоу, выставки индустрии красоты и сопроводительные мероприятия профильных показов.
Каждый из команды вносит свой вклад в дело и работают как единый организм. Замечу, что слишком много персонала на стенде может привести посетителя в некоторое замешательство. Определите приоритеты для коллектива и смело пробуйте совместить обязанности некоторых специалистов. О том, какие критерии подбора имеют решающее значение, мы поговорим в следующей статье.
Валерия Селезнева
Другие полезные статьи и советы практиков Expomap.ru
