Как вернуться с выставки налегке и привезти максимальное количество выгодных предложений? В Центре исследований выставочной индустрии (CEIR) выяснили, что 76 % посетителей мероприятий заранее расписывает свой график.
Очевидно, что хаотичные перебежки от одного стенда к другому ничем, кроме усталости, не закончатся. Тогда как планирование рабочего времени позволит извлечь пользу из коммуникации с экспонентами и участия в сопроводительных мероприятиях. Данные CEIR подтверждает практика: в среднем посетитель проводит на выставке шесть часов. И готовится к ней заблаговременно.
Как понять, что выставка мне подходит?
Соотнесите цели и возможности. Насколько посещение события будет эффективным, зависит от поставленных вами задач. Разделите их на: 1) приоритетные; 2) промежуточные; 3) перспективные. Например, посмотреть оборудование в действии, составить пакет специальных предложений, обсудить с партнером условия сотрудничества. Так вы поймете, чему стоит уделить внимание в первую очередь.
Тем, кто еще не определился, предлагаем десять самых популярных*:
1. Изучение новых технологий
2. Общение с экспертами
3. Презентация новых продуктов
4. Тестирование новых продуктов
5. Ответы на интересующие вопросы
6. Поиск идей
7. Сравнение брендов
8. Конкурентная разведка
9. Решение конкретной проблемы
10. Сбор информации с целью дальнейшей покупки
*Отчет CEIR о причинах посещения выставок «What Attendees Want from Trade Exhibitions», 2013
Что нужно, чтобы посетить выставку?
Вход на мероприятие для специалистов осуществляется по предварительной регистрации. Заполните форму на официальном сайте, выберите необходимую категорию билета и получите приглашение по электронной почте. Вы можете приобрести билет по цене раннего бронирования, оплатив покупку онлайн, или по обычной стоимости в кассах – в дни работы выставки.
Входные билеты могут действовать в качестве проездных на некоторые виды транспорта, например в Германии. Льготные тарифы (для студентов, людей с ограниченными физическими возможностями) зачастую распространяются на однодневное посещение и доступны непосредственно в месте проведения выставки.
Как выбрать отель, чтобы он был рядом с выставкой?
Проживание в гостинице вблизи места проведения значительно экономит время. Сегодня услуги бронирования предлагают компании делового туризма, созданы центры при выставочных комплексах. Достаточно заполнить заявку или отправить запрос по электронной почте. Международные системы онлайн-бронирования, такие как Booking.com, позволяют задать район города или даже выставочный центр. Ориентируйтесь на расстояние до ВЦ, уточните по карте, как далеко находится аэропорт, ж/д вокзал, основные достопримечательности. Если хорошие варианты разобрали, поищите приемлемые отели чуть подальше, но с услугой трансфера.
Организаторы могут предоставлять участникам скидки на размещение. Посмотрите ближайшие гостиницы на сайте мероприятия. Забронируйте места заранее, ведь зачастую отели неподалеку заполняются за несколько месяцев.
Что взять с собой?
Подбирайте удобную обувь и костюм. Презентабельный внешний вид располагает к установлению деловых контактов. Возьмите как можно больше визитных карточек, ручку, блокнот, промо компании, необходимую литературу, флеш-накопитель. Оставьте место для материалов с выставки. Экспоненты предлагают каталоги, образцы и сувениры в пакетах, и все же держите при себе сумку на случай.
Как планировать посещение выставки?
Возьмите за правило составлять список экспонентов и потенциально интересных компаний. Подумайте, о чем вы хотите побеседовать с каждым из участников, — заранее подготовьте вопросы. Ознакомившись с продукцией, укажите в графике предмет встречи.
В помощь:
— список экспонентов (раздел «Участники и продукты»). — система назначения встреч (MatchMaking). Еще до начала выставки вы организовываете переговоры с экспонентами, и не исключено, что на платформе B2B-события может развиться самостоятельная сеть деловых контактов.
Распечатайте схему расположения стендов, где представлены интересующие выставочные зоны. Запланируйте маршрут с временными промежутками, предусмотрев короткие перерывы, возможные отвлекающие факторы. Помните, что во избежание очередей выставку желательно покидать за полчаса до закрытия.
Загрузите мобильное приложение выставки при наличии.
Ищите новые возможности в активностях деловой программы. Нетворкинг-сессии отлично помогают наладить связи с профессионалами отрасли и получить дополнительные знания. Посещайте семинары, участвуйте в конкурсах, разговаривайте с другими посетителями — второго шанса может не представиться.
Коллекционирование визиток не приносит пользы. Старайтесь узнать больше о людях, с которыми хотели бы познакомиться. Кто выступает с докладом, будут ли присутствовать руководители фирм, кому из коллег удастся пожать руку. Отмечайте значимые контакты и записывайте основные детали, чтобы связаться с ними в дальнейшем.
Возможно, вам придется пересылать материалы в офис, поэтому выясните условия доставки в нескольких службах. Что касается материалов, спрашивайте участников об отправке по эл. почте.
Как добраться?
Рядом с выставочным центром обязательно проходят маршруты общественного транспорта, находятся станция метро и автостоянка. Кроме основной карты местности, спутниковой или физической, на сайте мероприятия подробно описаны способы проезда: номера автобусов и трамваев, линии метро, сервисные центры.
Чтобы важная информация была под рукой, скачайте мобильную карту города, метро, а также расписание шаттлов до выставки и аэроэкспресса.
Приехав на выставку, сверьте график с выставочной программой и уточните время, когда вы посетите стенды участников. В конце дня подводите итоги: что удалось сделать и какие вопросы остались нерешенными. По возвращении соберите команду, чтобы оценить результаты посещения.
Желаем вам успехов на выставках!
Валерия Селезнева
7 шагов к оптимальной выставке
