Среди международных компаний основной интерес к программе стратегического тревел- и MICE-менеджмента (Strategic Meetings Management, SMM) возник во время всемирного экономического кризиса в конце 2008 — начале 2009 годов. Тогда стало особенно заметно, как финансовые и страховые компании, уже взявшие на вооружение SMM-концепцию, все с той же интенсивностью устраивали бизнес-встречи и другие мероприятия, хотя уровень деловой активности уменьшался повсеместно.
Особенно прославился один из самых крупных конгломератов American International Group, Inc. (AIG), который, несмотря на кризис, организовал затратный инсентив-тур. После этого SMM-система стала внедряться в компаниях, которые с началом катастрофической рецессии практически уничтожили свои бизнес-туристические программы.
Стратегический тревел-менеджмент — это эффективная система планирования деловых поездок, которая призвана помочь корпоративным клиентам распределять средства на закупку тревел- и MICE-услуг наиболее оптимальным образом, а также минимизировать издержки в случае отмены какого-либо резервирования. Вплоть до конца 1990-х годов направленная на это деятельность в международной практике называлась meetings consolidation. Позже этот термин был почти полностью вытеснен более точным термином strategic meetings management, или SMM.
В 2000-х годах Международная ассоциация бизнес туризма (Global Business Travel Association, GBTA) разработала основные критерии стратегического тревел-менеджмента. Среди них - централизованная регистрация всех запланированных деловых мероприятий и командировок; прием официальных заявок на оказание гостиничных услуг; наличие тревел-политики или других утвержденных инструкций по организации бизнес-туров или ивентов; наличие списка «предпочтительных» поставщиков транспортных, гостиничных и MICE-услуг; максимальная автоматизация всех рабочих процессов в департаменте; анализ рыночной информации и отчетность; ведение статистики окупаемости инвестиций и др.
По словам вице-президента StarCite по стратегии развития Кевина Ивамото, сейчас, когда мировой рынок опять столкнулся с новой экономической нестабильностью, SMM вновь становится популярным среди компаний, самого разного уровня. «Сейчас на североамериканском рынке ситуация ухудшается быстрее, чем на других. Повсеместная рецессия только ускоряет этот процесс», — поделился наблюдениями Кевин Ивамото. По его мнению, это должно подтолкнуть руководителей поскорее осваивать SMM-систему, потому что именно она поможет им правильным образом распланировать тревел-расходы и сохранить прозрачность денежных оборотов внутри компании.
Вживление стратегии
Около 36% менеджеров объявили, что в их компаниях тревел-департаменты работают в соответствии с SMM-программой, говорится в исследовании издательского холдинга Business Travel News (BTN). При этом оказалось, что значительная часть опрошенных специалистов знают о стратегическом менеджменте и хотели бы, чтобы эта программа была внедрена в их компании.
Для исследования специалисты BTN, а также Northstar Travel Media и аналитической фирмы Equation Research опросили 295 сотрудников, ответственных за организацию деловых поездок и мероприятий, которые одновременно являлись подписчиками изданий Business Travel News, Travel Management, Travel Procurement and The Transnational, Meetings & Conventions. Также для аналитического обзора были собраны мнения членов исследовательского совета BTN Group и экспертов Equation Research. Анкетирование проводилось с марта по май 2012 года. Исследование частично проспонсировали две MICE-компании — StarCite и Carlson Wagonlit Travel Meetings & Events. В опросе участвовали сотрудники компаний, которые в прошлом году в среднем потратили $10,7 млн. на бизнес-туризм, переговоры с партнерами и клиентами, а также на участие в отраслевых конференциях и форумах. При этом 63% респондентов сообщили, что тревел-бюджет в их организации в прошлом году не достиг и $5 млн. 38% сообщили, что в их компании есть или тревел-менеджер, или департамент, организующий командировки и переговоры и другие бизнес-мероприятия. Больше половины сказали, что у них в холдинге нет ни того, ни другого.
88% представителей корпоративных покупателей заявили, что в их корпорации внедрена тревел-политика, в которую включены многие требования, рекомендованные государственными органами. По сведениям 47% опрошенных в их компании требуют использовать для совещаний и переговоров с клиентами и партнерами только корпоративные площадки, если это, конечно, возможно. А в других компаниях, где работает около 40% респондентов, договора на тревел- и MICE-услуги могут быть одобрены только руководителем, участие во всех деловых поездках и мероприятиях сотрудники должны согласовывать с ним.
По мнению большинства аналитиков, подобное ограничение полномочий для обычных сотрудников – ключевое требование любой современной системы стратегического тревел-менеджмента. Эта мера гарантированно повышает эффективность тревел-политики и может свести к минимуму тот ущерб, который обычно наносят невыгодные соглашения с поставщиками услуг и отмены бронирований.
В целом большинство менеджеров подчеркнули, что в их компаниях тревел-политика скорее контролирует спрос на услуги бизнес-туризма и внутренние процессы, чем внешние взаимоотношения с поставщиками и клиентами. Например, 38% респондентов отметили, что в их организациях есть специальная политика, регулирующая использование видеоконференц-комнат или специализированного оборудования для удаленных переговоров и встреч. 32% объявили о том, что в их компании поставщиков выбирают только сотрудники департамента закупок и тревел-отдела.
В некоторых холдингах бизнес-туристы и организаторы деловых мероприятий могут прибегать к услугам только «одобренных» в корпоративном кодексе TMC (17%) и DMC (27%). В тоже самое время на предприятиях, где работает 20% опрошенных тревел-специалистов, принято рассматривать только те отели, бизнес-туристические и MICE-агентства, которые заранее прислали заявку на предоставление услуг (Request for proposals, RFP). А 18% рассказали, что их руководство рассматривает коммерческие предложения только тех фирм, которые выиграли ранее как минимум в трех тендерах.
Так, в фармацевтическом холдинге Novo Nordisk, чтобы организовать бизнес-мероприятие любого масштаба, нужно обращаться только в те DMC, которые указаны в short-листе при тревел-политике, то есть с теми, с которыми корпорация заключила партнерский договор, рассказал заместитель директора компании по организации деловых-ивентов Том Торве. «Мы никогда не доверим неопытному MICE-администратору организацию двухдневного бизнес-собрания для двух сотен человек, тем более если мероприятие должно проводиться в другом городе или стране», - подчеркнул он.
Отдел закупок и бизнес-тревел
По словам большинства респондентов, в их компаниях департаменты координирующие закупочную деятельность, всегда в большей или меньшей степени вмешиваются в работу тревел-специалистов. Только 30% опрошенных смогли с уверенностью сказать, что у них заказом транспортных, отельных и MICE-услуг занимается исключительно тревел-подразделение. Две трети участников анкетирования заявили, что уровень вовлеченности отдела закупок в организацию бизнес-туристических поездок и MICE никак не изменился за последние два года и по-прежнему составляет в среднем порядка 26%. «Когда департамент закупок включается в работу тревел-отдела и координирует ее, дисциплина в этом подразделении, все рабочие процессы и политика его становятся формализованными и соответствующими экономической стратегии корпорации. Часто нужны усилия со стороны начальства, чтобы сделать прозрачным расходование бюджета на командировки и мероприятия и стандартизировать работу тревел-отдела», — высказал свое мнение Кевин Ивамото. По мнению аналитиков BTM, объединение деятельности отдела закупок и тревел-департамента создает дополнительные возможности при переговорах с поставщиками, позволяет добиваться в процессе обсуждения соглашения дополнительных преференций.
Центр или периферия
Согласно результатам исследования, в компаниях, где трудятся 24% респондентов, заказ тревел- и MICE-услуг производится централизованно. Все остальные специалисты (76%) сообщили, что они сами распределяют средства из тревел-бюджета наиболее оптимальным, на их взгляд, образом. Около 80% заявили, что на их предприятиях бюджетный контроль за закупочной деятельностью любого рода очень высок. Как сообщили 40% опрошенных, поездки и мероприятия в их компаниях организуются децентрализовано. При этом 20% сказали, что вопросы, связанные с заказом транспортных услуг и организацией ивентов, решаются на местах (в разных филиалах) и даже иногда без согласования со старшим тревел-менеджером.
Источник: АБТ-RATA news Business Travel
