Если Ваша компания впервые участвует в выставке, или Вам просто раньше не приходить заниматься вопросами подготовки, воспользуйтесь нашими советами. С чего начать, или цель диктует средства?
Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные.
-
Презентация компании продукции услуг целевой аудитории (посетителям выставки, Вашим клиентам и партнерам).
-
Проведение переговоров с клиентами партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними.
-
Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о Вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие Вашу акцию, расскажут о ней другим людям).
-
Просто участвовать. Бывает и такое. Причины различны, но факт остается: Вы должны быть представлены на выставке.
При участии в выставке Вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать Договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о Вашей компании продукте услуге, а также формируется отношение к ним.
Однако PR-цели через какой-то период времени (начиная от нескольких месяцев и заканчивая несколькими годами) становятся конкретными. Когда через год Вам позвонит клиент, который узнал о Вас на выставке, Вы получите достижение конкретной цели.
Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями Вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.
Эффективное сотрудничество с организаторами выставки
Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что Вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы будут регулярно высылать Вам напоминания «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бэджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. Об этом далее.
С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.
1. Подписание Договора и оплата счета.
Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки. Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов:
- Выставочная площадь
- Необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение. Иначе Вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое.
- Необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные выставочные стенды.
- Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки
2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.
Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.
3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.
Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают Вам бэджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.
Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы.
Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.
Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.
Команда подготовки выставки
Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми:
- Ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства)
- Ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие)
- Организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса)
Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуем Вам провести собрание с Вашими коллегами и объяснить им, чего Вы ожидаете от них и в какие сроки.
Бюджет участия в выставке
При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:
- Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования
- Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда
- Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды)
- Доставка оборудования на выставку
- Рекламная и полиграфическая продукция
- Промо-персонал
- Напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров
- Дополнительные расходы
Выставочное оборудование
Под выставочным оборудованием мы подразумеваем мобильные выставочные стенды . О них подробно Как рассказывалось в ст. "Мобильные стенды, что это?" Поэтому здесь остановимся лишь на нескольких моментах.
-
Помните о требовании пожарных сертифицировать мобильные стенды.
-
Планируйте монтаж выставки, исходя из сложности Вашей мобильной эскпозиции. Небольшие стенды Вы и Ваши сотрудники сможете собрать самостоятельно, затратив на это от нескольких минут до часа. Нестандартные экспозиции на большой площади Вам помогут собрать монтажники Вашего поставщика.
-
Используйте упаковку для мобильных стендов по максимуму. БОКС трибуна послужит Вам столом-reception, и в то же время в нее можно сложить Ваши буклеты.
Персонал и работа на стенде
Независимо от того, кто будет работать на стенде: Ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать.
Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника.
Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки Вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах.
Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если Вы планируете прямо на выставке инициировать покупки Вашей продукции услуг.
И не забудьте обеспечить Ваш персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Конкуренты не дремлют.
И еще, - важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения Вашим клиентам и партнерам, с которыми Вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке. Отлично, если у Вас или Вашего call центра есть возможность лично позвонить каждому приглашенному.
А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.
Автор: Наталья Фриш
